疫情持續反覆，全球企業紛紛採用在家工作模式，讓員工在安全環境下工作。不少企業甚至已將傳統辦公模式和遙距工作模式結合成為彈性工作模式，並持續長久地實行，而這種混合型職場型態無疑已成為疫情下的新常態 (New Normal)。對於中小企來說，實施在家工作除了可以保障員工安全，長遠來說更可節省實體辦公室的各種開支。不過，對於經驗尚淺的企業來說，初期在管理上可能會遇上難題，例如難以管理員工、無法時刻跟進工作進度等。今日，HoldCover 為中小企老闆或管理層的你帶來在家工作 (Work From Home) 維持團隊工作效率5個技巧。

1. 妥善分配人力資源

能夠按照工作量妥善地分配人手，是維持團隊工作效率的最關鍵一步。在家工作令員工們的日常動向較難掌握，加上三不五時會有人請病假和放有薪假期，使分配人手變得相對困難。有效的解決方法是善用雲端人力資源系統，務求每個管理層都能實時掌握同事們的日常動向，自然能更有效率地分配工作，大大減少出現員工被分派過多或過少工作量的情況。

2. 制定清晰的營運及工作指引

在家工作模式無疑是非常倚重員工們的自律和自發性，制定一套清晰的營運及工作指引有助企業做好期望管理，是推動員工自律不可或缺的一環。營運及工作指引應為不同工作設立時間限制，例如回覆電郵、處理文件、完成初稿等。

另外，公司亦需要引導員工應付工作上各種意料之外的情況，例如Wi-Fi或網絡突然斷線、公司系統突然癱瘓時要聯絡哪位同事和後續處理方法，讓他們能在自己的職責上有獨立處理危機能力；以及適當灌輸網絡保安知識如保密文件和時刻緊記備份等。

此外，在疫情持續的情況下，公司亦可以制定個人衛生指引，提醒員工保障自己和家人健康。

3. 定期團隊會議

團隊會議「貴精不貴多」，過多且冗長的會議不但會令員工工作效率下降，更會影響士氣。雖然定期舉辦團隊會議是不可避免的，但每週安排一、兩次的會議已經足夠，亦可按情況精簡討論內容和時間。另外，在家工作的會議除了要討論工作外，更是同事聯繫彼此的時間，看見大家的樣子和聽到聲音遠比「課堂式」會議和文字溝通來得更有效率。

4. 彈性工作時間

不少人在家工作較難集中精神，一些外在因素如家人、寵物和各種噪音等都會有影響。其實在上班時間內不必過於限制員工，在已經訂立每日必須完成的工作清單、不失聯的前提下，不妨讓他們自行分配時間，只要他們能在下班前或死線前達到工作要求便可。這樣不但可節省監察員工的人力成本，更可突顯公司對他們的信任，對提升士氣和歸屬感百利而無一害。當然，此方法不適用於一些臨時緊急的工作，但可以盡早通知負責同事，以便預留多一點處理時間。

5. 增加團隊之間的互動

員工不在同一個空間工作，彼此的互動減少，出現誤會的機會便會大幅增加。有效的解決方法是透過不同途徑來使團隊能無間斷地保持聯繫，包括了引入即時通訊或會議軟件以便隨時聯絡個別員工，以及把檔案上載至雲端共享空間，讓大家能實時修改和檢閱文件。此外，在視像會議時，可多邀請不同員工就自己的工作範圍發表意見。團隊間保持緊密聯繫，不但可使工作更有效率，更可讓員工感受到公司對他們的重視，讓團隊更團結。

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